W tym artykule zostaną omówione kroki, które należy podjąć podczas przeprowadzania audytu wewnętrznego. Kroki te obejmują Planowanie, Zakres, Rejestrowanie ustaleń i Raportowanie. Po wykonaniu tych kroków, powinieneś być dobrze przygotowany do rozpoczęcia audytu. Najlepiej jest zdobyć jak najwięcej informacji przed rozpoczęciem audytu, ale pamiętaj, że wyniki audytu nie są ostateczne, dopóki wszystkie kroki nie zostaną wykonane.
Planowanie
Pierwszym krokiem w planowaniu audytu wewnętrznego w firmie jest określenie zakresu audytu. Ten rodzaj audytu przeprowadzany jest w celu określenia skuteczności kontroli wewnętrznej w firmie oraz wskazania sposobów jej usprawnienia. Zazwyczaj przeprowadzenie audytu wewnętrznego w firmie zajmuje kilka tygodni. Czas trwania audytu wewnętrznego w dużej mierze zależy od wielkości firmy, a także od wielkości audytowanego działu.
Po określeniu zakresu audytu audytor projektuje program audytu. Plan ten powinien nakreślać sposób przeprowadzenia zlecenia audytu oraz identyfikować konkretne ryzyka. Powinien również wyszczególniać dokumentację potrzebną podczas audytu. W zależności od celu audytu, audytor może potrzebować zebrać różne rodzaje dowodów. Plan nakreśli, jak różne dokumenty będą przechowywane i indeksowane.
Oprócz stworzenia szczegółowego planu audytu, ważne jest, aby zidentyfikować właścicieli kluczowych procesów. Pozwoli to ograniczyć powielanie wysiłków i zmniejszyć stratę czasu. Pomaga to również audytorowi zrozumieć strukturę raportowania i kanały przekazywania wątpliwości. Planowanie procesu audytu pomaga skrócić czas potrzebny na wykrycie braków.
Po zidentyfikowaniu obszarów firmy, które wymagają audytu, audytor wewnętrzny może ustalić priorytety obszarów w oparciu o ocenę ryzyka. Zazwyczaj plan tworzony jest w cyklu rocznym. Ryzyko związane z audytem jest uszeregowane i na tej podstawie opracowywany jest kalendarz audytu.
Ważne jest, aby dział audytu wewnętrznego raportował swoje ustalenia. Pozwala to firmie ocenić jej kontrole wewnętrzne i wpływ, jaki mają na działalność. Ponadto pomaga kierownictwu zrozumieć wartość funkcji audytu wewnętrznego. Raport ten będzie zawierał zalecenia dotyczące usprawnień, które są oparte na operacjach i kontroli.
Celem audytu wewnętrznego jest poprawa skuteczności i efektywności działania firmy. Audyt wewnętrzny jest prowadzony przez osoby, które nie są częścią operacji biznesowych. Jego celem jest informowanie kierownictwa i innych kluczowych decydentów o problemach. W dobrze zaplanowanym audycie wewnętrznym wyniki audytu są wykorzystywane do podejmowania strategicznych decyzji i usprawniania procesów.
Zakres
Zdefiniowanie zakresu audytu wewnętrznego jest niezbędne dla osiągnięcia pomyślnego wyniku. Właściwie zdefiniowany audyt pomoże zespołowi pracować wydajnie i skutecznie. W przeciwnym razie może dojść do pełzania zakresu. Zjawisko to ma miejsce, gdy zakres audytu rozszerza się o procesy i zagadnienia, które nie były początkowo brane pod uwagę. Posiadanie jasnego zakresu pomaga również zespołowi łatwiej podejmować decyzje.
Zakres audytu wewnętrznego jest często określany przez cele i zadania firmy. Na przykład, jeśli firma dąży do zwiększenia przychodów firmy, może zastosować proces, który zwiększy sprzedaż. Audytor wewnętrzny będzie analizował, jak te cele są realizowane. Zbada również nawyki wydatkowe firmy, aby zrozumieć, gdzie trafiają pieniądze firmy.
Wiceprezes ds. audytu wewnętrznego powinien regularnie składać raporty Komitetowi Audytu. Osoba ta powinna zgłosić komitetowi wszelkie konflikty interesów, które mogłyby wpłynąć na jej pracę. Ponadto, Wiceprezes ds. Audytu Wewnętrznego powinien odpowiadać przed Komitetem za zachowanie niezależności organizacyjnej. Wiceprezes ds. audytu wewnętrznego powinien być niezależny od kierownictwa firmy i być w stanie dokonywać bezstronnych ocen w oparciu o wszystkie fakty.
Zakres audytu wewnętrznego w spółce: Zadaniem audytorów wewnętrznych jest ocena ładu i zarządzania ryzykiem w firmie. Wspierają również kierownictwo i dostarczają zapewnień dla rady nadzorczej. Z kolei audyty zewnętrzne zatwierdzają sprawozdania finansowe i dają racjonalną pewność co do ich dokładności.
Zakres audytu wewnętrznego w spółce rozpoczyna się od identyfikacji istotnych ryzyk, na które narażona jest spółka. Badają również kontrole uchwalone w celu zabezpieczenia aktywów. Analizują również politykę firmy, procesy kontrolne i koszty. Audyty wewnętrzne dokonują przeglądu technologii informacyjnych i procesów firmowych oraz oceniają ich skuteczność. Proces ten wymaga dokładnego planowania i rozważenia.
Audytorzy wewnętrzni podlegają kierownictwu wyższego szczebla i radzie dyrektorów. Muszą być bezstronni i niezależni, aby móc wydawać bezstronne zalecenia i dostarczać Zarządowi obiektywnych informacji. Oprócz identyfikacji i oceny ryzyka muszą oceniać wiarygodność sprawozdań finansowych i integralność informacji. Składają również sprawozdania ze swoich ustaleń prezesowi i zarządowi.
Rejestrowanie ustaleń
Rejestrowanie ustaleń audytu wewnętrznego w firmie jest krytycznym krokiem w zapewnieniu dokładnego przeglądu firmy. Audyt wewnętrzny, który jest również znany jako audyt pierwszej strony, bada procesy i procedury firmy, aby upewnić się, że spełniają one lub przekraczają pewne standardy lub kryteria. Często audyt wewnętrzny identyfikuje kryteria lub warunki, które należy poprawić, wymieniając jednocześnie środki naprawcze mające na celu poprawę sytuacji.
Audyty wewnętrzne mogą być prowadzone codziennie, co tydzień, co miesiąc lub co roku, w zależności od potrzeb organizacji. Ponadto, niektóre działy mogą być audytowane częściej niż inne. Na przykład procesy produkcyjne mogą być przeglądane codziennie, natomiast dział kadr może być audytowany tylko raz w roku. Często proces audytu jest zaplanowany tak, aby zapewnić, że firma spełnia wymagania swojej misji, wartości i celów.
Po zakończeniu audytu audytor wewnętrzny powinien powiadomić klienta. Następnie omówi zakres audytu z kierownictwem i rozpocznie zbieranie informacji na temat ważnych procesów i kontroli. Następnie audytor wewnętrzny zaplanuje pozostałe kroki audytu. Następnie audytor wewnętrzny powiadomi klienta o audycie za pomocą listu. List powinien zawierać zakres audytu i wskazywać audytorów przydzielonych do projektu.
Po zakończeniu audytu audytor może chcieć podjąć dalsze działania w firmie. Może to obejmować monitorowanie zmian wprowadzonych po audycie. Szczegóły dotyczące tych dalszych działań są zwykle uzgadniane podczas ostatecznego przekazania audytu. Ponadto audytor wewnętrzny może otrzymać zadanie przeprowadzenia ograniczonego przeglądu po sześciu tygodniach od zakończenia audytu.
Przeprowadzenie audytu wewnętrznego może pomóc firmie w identyfikacji problemów wymagających korekty i dać kierownictwu czas na wdrożenie zmian. Raporty te mogą również zapewnić cenny wgląd w procesy i praktyki firmy. Audyty wewnętrzne mogą być przeprowadzane z różnych powodów, od zgodności z przepisami, przez IT, po wyniki finansowe.
Raportowanie
Celem audytu wewnętrznego jest identyfikacja i poprawa procesów i funkcji w firmie. Powinien być nieobciążający i unikać wytykania palcami. Zamiast tego, raport powinien podkreślać problemy związane z procesami i ich konsekwencje, a także sugerować potencjalne rozwiązania. Następujące kroki powinny kierować procesem audytu wewnętrznego:
Po pierwsze, zintegrowane podejście powinno skupiać się na długoterminowych celach firmy, a nie tylko na krótkoterminowych celach finansowych. Ten rodzaj podejścia wymaga od funkcji audytu wewnętrznego przyjęcia strategicznej roli w organizacji. Muszą oni dobrze rozumieć procesy i zarządzanie w firmie oraz rozumieć współzależności między nimi. Gdy zrozumieją ogólne cele biznesowe, powinni być w stanie zasugerować zmiany w procesach i procedurach, które jeszcze bardziej poprawiłyby wyniki organizacji.
Celem audytu wewnętrznego jest zapewnienie, że firma działa w granicach przyjętych standardów rachunkowości. Powinien on również mieć na celu poprawę zarządzania poprzez wzmocnienie kontroli wewnętrznej i poprawę kontroli nad krytycznymi procesami. Celem audytu wewnętrznego jest dostarczenie informacji kierownictwu i radzie nadzorczej na temat usprawnień, które należy wprowadzić w spółce.
Kiedy w spółce przeprowadzany jest audyt wewnętrzny, jego wyniki powinny zostać przekazane dyrektorowi generalnemu i innym członkom wyższej kadry kierowniczej. Prezes jest dobrym źródłem informacji i może podejmować działania w związku z obawami, które mogą nie zostać zgłoszone w sali posiedzeń zarządu. Często jednak raport z audytu wewnętrznego jest tłumiony lub modyfikowany, jeśli może postawić prezesa w złym świetle.
Raportowanie audytu wewnętrznego w firmie powinno odbywać się w sposób zwięzły. Powinno ono przekazywać kluczowe ustalenia i motywować interesariuszy do podjęcia działań. Raport powinien mieć nie więcej niż dwie lub trzy strony. W idealnej sytuacji raport będzie krótki, ale musi przekazywać ustalenia w sposób, który będzie zrozumiały dla każdego.